Užduočių trukmės planavimas: kaip tiksliau sudaryti realią dienotvarkę

Užduočių trukmės planavimas dažnai atrodo paprastas: į kalendorių įrašome darbą, šalia nurodome pradžios ir pabaigos laiką, o dieną bandome laikytis numatyto plano. Vis dėlto net ir gerai apgalvota dienotvarkė greitai išsiderina. Viena užduotis užtrunka ilgiau, atsiranda netikėtas skambutis, reikia ieškoti informacijos arba po kelių valandų darbo sumažėja susikaupimas.

Problema ne visada slypi valios stokoje ar prastame gebėjime organizuoti laiką. Dažnai planuojame remdamiesi optimistine versija to, kaip viskas turėtų vykti, o ne tuo, kiek užduotis realiai užtrunka kartu su pasiruošimu, perėjimu prie kito darbo ir galimais trukdžiais. Šiame straipsnyje rasite praktišką būdą, kaip tiksliau įvertinti užduočių trukmę, kodėl dienotvarkė griūva ir kaip susikurti planą, kuris prisitaiko prie tikros darbo dienos.

Kodėl taip sunku tiksliai įvertinti užduoties trukmę?

Žmogus dažniausiai gana gerai įsivaizduoja pačią užduotį, tačiau neįvertina visko, kas ją supa. Pavyzdžiui, „parengti ataskaitą“ nėra vien tik teksto rašymas. Prie šio darbo gali prisidėti duomenų surinkimas, failų paieška, skaičiavimų patikrinimas, formatavimas, laiško parašymas ir galutinis perskaitymas.

Be to, planuodami dažnai prisimename greičiausią ankstesnį scenarijų. Jei kartą atsakėte į laišką per penkiolika minučių, galite manyti, kad taip bus visada. Tačiau kitą kartą laiškas gali būti sudėtingesnis, reikės papildomo paaiškinimo arba kelių priedų. Tokie maži skirtumai per dieną susideda į valandas.

Dažniausios netikslaus planavimo priežastys

• Užduotis vertinama kaip vienas blokas. Neatskiriami pasiruošimas, atlikimas ir užbaigimas.
• Ignoruojamas perjungimo laikas. Po susitikimo ne visada galima iš karto pradėti sudėtingą darbą.
• Planuojama 100 procentų dienos. Nelieka vietos nenumatytiems klausimams ir poilsiui.
• Remiamasi norimu, o ne tikėtinu tempu. Į planą įrašomas geriausias įmanomas scenarijus.
• Neskiriamas dėmesys energijai. Ta pati užduotis ryte ir vakare gali trukti labai skirtingai.

Užduoties trukmę vertinkite ne vienu skaičiumi

Vietoj klausimo „kiek tai užtruks?“ naudinga klausti tiksliau: kiek truks pats darbas, kiek reikės pasiruošti ir kiek laiko verta pasilikti nenumatytiems sunkumams? Toks požiūris padeda išvengti pernelyg optimistinių įverčių.

Praktiškai užduoties trukmę galima suskaidyti į keturias dalis:

1. Pasiruošimas. Informacijos, dokumentų, įrankių ar aplinkos parengimas.
2. Pagrindinis atlikimas. Laikas, kai tiesiogiai dirbate su užduotimi.
3. Užbaigimas. Patikrinimas, pataisymai, sutvarkymas ir kitas su darbu susijęs veiksmas.
4. Atsarga. Papildomas laikas, skirtas neaiškumams, trukdžiams ar didesniam sudėtingumui.

Pavyzdžiui, jei planuojate parengti prezentaciją, vien tik skaidrių kūrimui galite numatyti 60 minučių. Tačiau realistiškesnis įvertis būtų 15 minučių medžiagai susirinkti, 60 minučių prezentacijai parengti, 15 minučių patikrinti ir dar 10–20 minučių atsargos. Tokiu atveju užduotis nėra vienos valandos darbas, net jei pats kūrybinis etapas trunka apie valandą.

Naudokite intervalą, o ne tariamai tikslų terminą

Užduočių trukmės planavimas tampa patikimesnis, kai naudojate intervalą. Vietoj „šis darbas užtruks 45 minutes“ užrašykite: „tikėtina trukmė – 45–60 minučių“. Intervalas primena, kad laikas priklauso nuo sąlygų ir neleidžia vieno optimistinio skaičiaus palaikyti garantija.

Patogu įvertinti tris scenarijus:

• Geriausias realus scenarijus: viskas paruošta, netrukdo aplinka, užduotis aiški.
• Labiausiai tikėtinas scenarijus: pasitaiko keli nedideli trukdžiai arba reikia papildomo patikrinimo.
• Sudėtingesnis scenarijus: trūksta informacijos, atsiranda klaidų arba užduotis pasirodo platesnė nei atrodė iš pradžių.

Nereikia kiekvienai užduočiai atlikti sudėtingų skaičiavimų. Užtenka mintyse įvertinti, kiek užtruktų įprastu atveju, ir pridėti atsargos pagal neapibrėžtumą. Aiški, dažnai kartojama užduotis gali turėti nedidelį intervalą. Naujas ar nuo kitų žmonių priklausantis darbas turėtų būti planuojamas plačiau.

Suskaidykite neaiškias užduotis į mažesnius veiksmus

Didelės ir miglotos užduotys beveik visada planuojamos netiksliai. Formuluotė „sutvarkyti projektą“ neatsako, nuo ko pradėti, kada darbas bus baigtas ir kokių veiksmų reikės. Dėl to žmogus arba nuvertina trukmę, arba atidėlioja pradžią, nes užduotis atrodo per didelė.

Naudingiau užduotį paversti konkrečių veiksmų seka. Pavyzdžiui:

1. peržiūrėti dabartinę projekto būklę;
2. išskirti trūkstamus dokumentus;
3. susisiekti su atsakingais žmonėmis;
4. atnaujinti pagrindinį failą;
5. patikrinti rezultatus;
6. parengti trumpą projekto būklės santrauką.

Kiekvienam veiksmui galima priskirti atskirą trukmę. Taip matysite ne tik bendrą darbo apimtį, bet ir vietas, kuriose gali atsirasti vėlavimas. Jei paaiškėja, kad vienas etapas priklauso nuo kito žmogaus atsakymo, jis neturėtų būti planuojamas taip, lyg būtų visiškai jūsų kontrolėje.

Užduoties pabaiga turi būti aiški

Laikas dažnai viršijamas todėl, kad neapibrėžiame, ką reiškia „baigta“. Jei ruošiate tekstą, ar pakanka pirmojo juodraščio, ar dar reikia redagavimo? Jei tvarkote dokumentus, ar turite juos tik surūšiuoti, ar ir sukelti į sistemą? Prieš planuodami užrašykite rezultatą, kuris leis pasakyti: užduotis atlikta.

Remkitės savo duomenimis, o ne bendromis taisyklėmis

Tiksliausias laiko įvertis atsiranda iš jūsų pačių darbo istorijos. Nebūtina visą gyvenimą sekti kiekvienos minutės. Pakanka vieną ar dvi savaites pasižymėti dažniausiai pasikartojančių darbų planuotą ir faktinę trukmę.

Galite naudoti paprastą lentelę su keturiais stulpeliais:

• užduoties pavadinimas;
• planuotas laikas;
• faktinis laikas;
• kas sukėlė skirtumą.

Po kelių dienų ieškokite pasikartojimų. Galbūt laiškams nuolat skiriate 20 minučių, nors realiai jie užtrunka 35. Galbūt susitikimai baigiasi laiku, tačiau po jų reikia dar 15 minučių užrašams ir sprendimams. Galbūt sudėtingiausios užduotys vakare trunka dvigubai ilgiau nei ryte.

Šio stebėjimo tikslas nėra save kontroliuoti ar kritikuoti. Duomenys padeda pakeisti spėjimą konkretesniu įverčiu. Jei tam tikras darbas kelis kartus užtruko ilgiau, planuojant verta remtis ne geriausiu, o tipišku rezultatu.

Kiek dienos laiko iš tiesų galima suplanuoti?

Viena dažniausių išsiderinančios dienotvarkės priežasčių – bandymas užpildyti visą darbo laiką užduotimis. Tačiau darbo dieną sudaro ne tik produktyvus atlikimas. Joje yra susitikimų, laiškų, pertraukų, pasiruošimo, sprendimų priėmimo, techninių trikdžių ir trumpų pokalbių.

Jeigu visos dienos minutės užpildytos, užtenka vieno vėlavimo, kad pradėtų judėti visas planas. Todėl būtina palikti rezervinį laiką. Jo dydis priklauso nuo darbo pobūdžio: kuo daugiau neplanuojamų klausimų, klientų ar priklausomybių, tuo didesnė atsarga reikalinga.

Rezervas nėra tingėjimas ar neišnaudotas laikas. Jis atlieka amortizatoriaus funkciją. Jei nenumatytų darbų neatsiranda, tą laiką galima skirti mažesnėms užduotims, mokymuisi ar ankstesniam darbo užbaigimui. Be to, toks tarpas sumažina spaudimą ir padeda neperkelti vienos užduoties vėlavimo į visą likusią dieną.

Planuokite ne daugiau kaip kelis svarbius blokus

Kasdien verta išskirti ribotą skaičių pagrindinių rezultatų. Kuo daugiau svarbių užduočių įrašote, tuo didesnė tikimybė, kad nė vienos nepabaigsite ramiai. Geriau numatyti vieną ar du ilgesnius susikaupimo blokus ir palikti vietos smulkesniems darbams bei trukdžiams.

Taip pat naudinga atskirti:

• fiksuotą laiką – susitikimus, vizitus, terminus;
• susikaupimo laiką – darbus, kuriems reikia mažiau trukdžių;
• lankstų laiką – laiškus, administracinius klausimus ir užduotis, kurias galima perkelti;
• rezervą – neplanuotiems atvejams ir plano koregavimui.

Įvertinkite ne tik užduotį, bet ir savo energiją

Laiko planas gali būti matematiškai įmanomas, bet praktiškai nevykdomas. Priežastis – netinkamai suderintas užduoties sudėtingumas ir jūsų energijos lygis. Analitinį darbą planuojant vėlai vakare, kai paprastai sunku susikaupti, jo trukmė dažnai pailgėja.

Stebėkite, kuriuo paros metu lengviausia:

• rašyti ir analizuoti;
• priimti sprendimus;
• bendrauti;
• atlikti pasikartojančius administracinius darbus.

Sudėtingiausius darbus skirkite laikui, kai jūsų dėmesys stabiliausias. Mažiau reiklius darbus palikite energijos kritimui. Toks planavimas leidžia tiksliau įvertinti trukmę, nes atsižvelgia į realias žmogaus galimybes, o ne vien į laisvų valandų skaičių.

Kaip įtraukti pertraukas ir perėjimą tarp užduočių?

Pertrauka neturėtų būti laikoma laiko švaistymu. Be jos mažėja dėmesys, daugėja klaidų, o užduotis užsitęsia dėl lėtesnio darbo. Planuojant ilgą susikaupimo bloką verta iš anksto numatyti trumpą atsitraukimą, ypač jei darbas reikalauja nuolatinio mąstymo.

Ne mažiau svarbus yra perėjimas tarp veiklų. Uždarius vieną dokumentą, gali reikėti užrašyti, kur sustojote, pasiruošti kitam failui, patikrinti informaciją ar tiesiog atgauti dėmesį. Jei iš karto vieną po kito suplanuosite kelis skirtingus sudėtingus darbus, plane nebus matomo laiko šiam persiorientavimui.

Praktiškas sprendimas – tarp skirtingo pobūdžio užduočių palikti nedidelius tarpus, o panašius darbus grupuoti. Pavyzdžiui, laiškus ir administracinius veiksmus atlikti vienu bloku, o kūrybinį darbą planuoti atskirai.

Ką daryti, kai dienotvarkė vis tiek išsiderina?

Net geras planas kartais nepasiteisina. Svarbu ne bandyti mechaniškai išsaugoti visas pradines užduotis, o kuo anksčiau perskaičiuoti likusią dieną.

1. Padarykite sustojimą. Įvertinkite, kiek laiko liko ir kas dar nepadaryta.
2. Atskirkite būtina nuo pageidaujama. Ne visos užduotys turi būti atliktos šiandien.
3. Perkelkite tai, kas neturi skubaus poveikio. Nenaudinga išlaikyti vakaro planą, jei jis nebeatitinka realybės.
4. Sutrumpinkite užduoties apimtį. Kartais šiandien pakanka parengti juodraštį ar atlikti pirmą etapą.
5. Informuokite kitus žmones. Jei vėluoja nuo jūsų priklausantis rezultatas, geriau apie tai pranešti anksčiau.

Plano koregavimas nėra nesėkmė. Tai normalus darbo proceso valdymas. Svarbiausia, kad dienotvarkė tarnautų realiems prioritetams, o ne taptų sąrašu, dėl kurio nuolat jaučiatės atsilikę.

Paprastas užduočių trukmės planavimo metodas

Jei norite pradėti iš karto, kitai darbo dienai pritaikykite šią seką:

1. Užrašykite ne daugiau kaip kelis pagrindinius dienos rezultatus.
2. Kiekvieną didesnę užduotį suskaidykite į konkrečius veiksmus.
3. Įvertinkite pasiruošimo, atlikimo ir užbaigimo laiką.
4. Pridėkite atsargos pagal užduoties neapibrėžtumą.
5. Kalendoriuje palikite rezervinių tarpų.
6. Sudėtingus darbus priskirkite produktyviausiam paros metui.
7. Dienos viduryje patikrinkite, ar planas dar realus.
8. Vakare palyginkite planuotą ir faktinį laiką, bet vertinkite ne save, o planavimo tikslumą.

Po kelių savaičių sukursite asmeninę orientacinę sistemą. Žinosite, kiek paprastai trunka tam tikri darbai, kiek laiko prireikia po susitikimų ir kokia atsarga būtina jūsų dienotvarkėje. Tai leis ateityje planuoti greičiau, nes nebereikės kiekvieno įverčio pradėti nuo nulio.

Realistiška dienotvarkė padeda dirbti ramiau

Tikslus užduočių trukmės planavimas nereiškia, kad kiekviena dienos minutė turi būti iš anksto numatyta. Priešingai – geras planas pripažįsta, kad darbo tempas kinta, užduotys turi neapibrėžtumo, o žmogui reikia pertraukų ir laiko persiorientuoti.

Pradėkite nuo vieno pakeitimo: kelias dienas matuokite faktinę dažniausių darbų trukmę ir planuodami naudokite intervalus. Vėliau pridėkite pasiruošimo, užbaigimo bei rezervinį laiką. Kai dienotvarkė bus sudaryta pagal realius duomenis, ji ne tik dažniau atitiks tikrovę, bet ir sumažins skubėjimą, kaltės jausmą bei nuolatinį darbų vaikymąsi.